Auslagern von E-Mails und Kontakten

04/12/2007 - 09:21 von Anja Baumann | Report spam
Hallo NG,

ich beschàftige mich gerade mit dem Thema, wie man geschàftsrelevante
E-Mails und Kontakte auslagern kann, so dass

1.) das Auslagern relativ einfach geht, dass auch der nomale Anwender das
fehlerfrei durchführen kann
2.) der Zugriff auf die Daten anderen Personen ermöglicht werden kann
3.) die Daten von den Servern verschwinden
4.) die Anlagen und alle InfoŽs zur E-Mail erhalten bleiben
5.) die komplette Auslagerung wieder in den normalen Outlookzugriff gebracht
werden kann
6.) man auch einzelne E-Mails problemlos in der Auslagerung wiederfindet.
7.) man für Projekte Mails, Termine, Kontakte etc zusammen auslagern kann

Ich habe bereits ausprobiert, die E-Mails einfach in einen Ordner zu
schieben, vom Prinzip würde mir das reichen, wenn ich dieses auch für
untergeordnete Ordner automatisch machen könnte und das Anlagedatum nicht
auf das Tagesdatum sondern auf das Eingangsdatum gesetzt werden würde.

Bei der Archivdatei fehlt mir der schnelle, transparente Zugriff und die
Möglichkeit, die Daten anderen zur Verfügung zu stellen. Ausserdem fehlen
mir dann die Kontakte.

Wie wird das bei Euch gehandhabt? Gibt es Software, die einem das Leben
erleichtern kann? Welchen Kompromiss muss ich eingehen?

Vielen Dank für Eure Tipps
Anja
 

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#1 Oliver Vukovics
05/12/2007 - 13:47 | Warnen spam
"Anja Baumann" schrieb im Newsbeitrag
news:fj32md$c5o$00$
Hallo NG,



Hallo Anja,

ich beschàftige mich gerade mit dem Thema, wie man geschàftsrelevante
E-Mails und Kontakte auslagern kann, so dass



Wohin wills Du diese Daten auslagern?

1.) das Auslagern relativ einfach geht, dass auch der nomale Anwender das
fehlerfrei durchführen kann

2.) der Zugriff auf die Daten anderen Personen ermöglicht werden kann



Softwarelösung:

Microsoft Office Marketplace "Kommunikationswerkzeuge":
http://office.microsoft.com/de-de/m...21031.aspx

Outlook im Netzwerk ohne Exchange: Public ShareFolder
http://www.publicshareware.de


3.) die Daten von den Servern verschwinden



Welche Daten sollen von welchem "Server" verschwinden?

Normalerweise will man Daten auf einem zentralen Datenserver haben, damit
man diese zentral sichern kann.

4.) die Anlagen und alle Info´s zur E-Mail erhalten bleiben
5.) die komplette Auslagerung wieder in den normalen Outlookzugriff
gebracht werden kann
6.) man auch einzelne E-Mails problemlos in der Auslagerung wiederfindet.




Welche Outlook Version verwendets Du?

7.) man für Projekte Mails, Termine, Kontakte etc zusammen auslagern kann

Ich habe bereits ausprobiert, die E-Mails einfach in einen Ordner zu
schieben, vom Prinzip würde mir das reichen, wenn ich dieses auch für
untergeordnete Ordner automatisch machen könnte und das Anlagedatum nicht
auf das Tagesdatum sondern auf das Eingangsdatum gesetzt werden würde.

Bei der Archivdatei fehlt mir der schnelle, transparente Zugriff und die
Möglichkeit, die Daten anderen zur Verfügung zu stellen. Ausserdem fehlen
mir dann die Kontakte.
Wie wird das bei Euch gehandhabt? Gibt es Software, die einem das Leben
erleichtern kann? Welchen Kompromiss muss ich eingehen?



Wir speichern alle Daten (E-Mails, Kontakte, Dokumente etc.) in PST Dateien
und vernetzen diese PST Dateien mit unsere Software "Public ShareFolder.

Insgesamt haben wir 20 PST Dateien mit einer Gesamtgröße von ca. 20GB. Jede
PST beinhaltet unterschiedliche Daten. Eine PST Datei für Kontakte, eine für
gemeinsame Kalender, eine für gemeinsame Aufgaben, mehre PST DAteien für
Pojekte oder E-Mail Eingang und Bearbeitung.

Dann haben wir "Archiv PST Dateien" indem die E-Mails, Aufgaben, Termine
der vergangenen Jahre gespeichert werden, je nach Jahrgang (2002, 2003 ,
2004 etc.). Kontakte können übrigens nicht automatisch archiviert werden,
die musst Du manuell verschieben.

Je nachdem welche Daten ich suche, kann ich nun entweder diese Archiv PST
Dateien wieder in mein Outlook verbinden oder wenn ich permanent damit
arbeiten will, kann ich diese auch in meinem oder einem zusàtzlichen Outlook
Profil belassen.

Einige Ordner werden bei uns über die "Archivierungsfunktion" von Outlook
automatisch verschoben, andere Ordnerinhalte verschieben wir manuell.

Sofern Du mit Outlook bis zur Version 2003 arbeitest, kannst Du auch ein
kostenloses Suchprogramm verwenden (LookOut), dass alle Deine Ordner
indizieren kann und Ordnerübergreifend deine Daten findet.

LookOut 1.2
http://www.chip.de/downloads/c1_dow...13850.html

Einige Fragen sind mir noch nicht ganz klar, aber vielleicht bringst Du noch
etwas Licht ins Dunkle. ;-)

Oliver Vukovics
Outlook im Netzwerk ohne Exchange: Public ShareFolder
Synchronisation für Outlook/Exchange: Public SyncTool
http://www.publicshareware.de

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