Konsolidierte und aktuelle Übersicht in Excel-Sheet basierend auf anderen Excel-Sheets

17/10/2011 - 09:47 von Nicolas Fotsch | Report spam
Guten Tag

Ich habe eine Frage betreffend eines Prozesses, den ich gerne mit
Hilfe von Excel implementieren möchte. Es handelt sich dabei um einen
Prozess, der im Grunde sehr vergleichbar ist, wie der eines Issue-
Tracking Systems, welches im Intranet von Unternehmen für interne IT-
Probleme gebraucht wird. Nàmlich würde ich gerne alle Antragsteller
mit einem Excel-Sheet ausstatten, welches sie mit "dropdowns", aber
auch mit offenen Antworten ausfüllen können. Anschliessend senden sie
das genannte Excel-Sheet via Mail an eine bestimmte Person (alle
Antràge landen bei der selben Person), welche den Antrag kontrolliert
und gegebenenfalls ins System eingibt.

Meine Frage bezieht sich nun auf den Empfànger all dieser Antràge. Er
sollte aus allen erhaltenen Excel-Sheets die Daten in eine Übersicht
(ein weiteres Excel-Sheet) ziehen können, so dass er alle Antràge auf
einen Blick aufgelistet vor sich hat. Praktisch würde das so aussehen,
dass es alle erhaltenen Excel-Sheets in einem Ordner ablegt und diese
bei Beenden des Antrags wieder rausnimmt. Dabei muss gesagt werden,
dass die Antràge laufend und nicht periodisch eingehen und somit eine
stàndige Aktualisierung notwendig wàre. Zusàtzlich wàre es natürlich
sehr von Vorteil, wenn sich die Zieldatei (also das Übersichts-Excel-
Sheet) beim Öffnen oder auf Knopfdruck die Daten aus den Quelldateien
holen würde. Problematisch dabei ist, dass es sich nicht immer um die
gleichen Dateien handelt, sondern dass die Quelldatei eigentlich
erkennen muss, welche Dateien neu im Ordner sind und welche Dateien
bereits entfernt wurden. Hàtte hier jemand einen Vorschlag wie dies
umzusetzen ist, oder einen Tipp wie ich das auch auf andere Art lösen
könnte?

Ich hoffe, ich konnte mich einigermassen verstàndlich ausdrücken und
bin gespannt auf Eure Rückmeldungen.

Beste Grüsse

Nick
 

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#1 michlchen
05/11/2011 - 20:45 | Warnen spam
hallo.

so ganz hab ich das noch nicht mitgeschnitten.

aber ein vorschlag. wie wàre es, die excelsheets, die derjenige in
empfang nimmt, zu normieren und als csv datei abzuspeichern.
also in etwa so:

sender: name des senders
betreff: mein antrag
datum: 07.11.2011, 22:24:23
...

diese könnte man dann mit datum und zeit in eine datenbank einlesen
und dort die ganze auswertung ablaufen lassen. man könnte dann bspw.
kurz nach dem senden die csv datei in einem laufwerkspfad abspeichern
und die db regelmàßig überprüfen lassen, ob es besagte datei gibt. ist
sie vorhanden, werden die daten in die db gelesen und die datei wieder
gelöscht. jetzt kann die nàchste datei kommen. bis sie wieder
importiert und eingepflegt wird. als sicherheit könnte man auch noch
ein zwischenpfad einabeun in den erstmal alle dateien geparkt werden,
sollten mal mehr als 1 datei gleichzeitig kommen.

denke das wàre ein lösungsnasatz. sorry, dass jetzt keine
komplettlösung möglich ist (immer schwierig über ferndiagnose zumal
wie gesagt das format des excelsheets notwendig wàre), aber als ansatz
ist das denk ich mal ein anfang.
das ganze wàre prinzipiell auch in excel möglich, würde aber glaube
ich ziemlich komplex werden und die steuerung des imports wàre hier
deutlich schwieriger, weil ich ja irgendein makro oder dergleichen im
hintergrund laufen lassen müsste.

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