Krankheits- und Urlaubsvertretung

22/12/2008 - 17:26 von Paul Engst | Report spam
Hallo!

Ich bin gerade dabei mich in Exchange einzuarbeiten. Dabei komme ich in
einem Punkt nicht so richtig weiter. Nàmlich der Krankheits- und
Urlaubsvertretung. Irgendwie erscheinen mir alle Lösungsansàtze die ich
bisher gefunden habe nicht wirklich das zu sein was ich mir vorstelle.

Der Abwesenheitsassistent bietet keine Unterscheidung zwischen internen und
externen Mails. In unserem Fall sollen jedoch nur die Mails von extern auf
einen Vertreter umgeleitet werden. Der Abwesenheitsassitent fàllt damit also
leider aus.

Auf dem Server kann ich natürlich auch eine Transportregel einrichten die
besagt das die Mails von extern an Müller jetzt in das Postfach von Maier
sollen. Diese kann zwischen internen und externen Mails unterscheiden.
Nachteil hier: Es muss von einem Admin eingerichtet werden und es gibt kein
Ablaufdatum für die Regel. Da bei uns die Anzahl Postfàcher überschaubar
sind könnte ich damit noch leben.

Für den Fall der Krankheitsvertretung hat jedoch auch die Transportregel
einen Nachteil. Angenommen der Mitarbeiter Müller meldet sich Montag morgen
krank. Der Admin kann dann erst Montag morgen die Transportregel einrichten.
Alle Mails die seit Freitag mittag bis Montag morgen jedoch schon gekommen
sind, liegen schon ungelesen im Postfach von Müller.

Um das wiederrum zu umgehen, müsste ich dem Vertreter Zugriffsrechte auf das
Postfach geben. Also entweder so das er sich das komplette Postfach
einbinden kann oder zumindest über Outlook einen Vertreter bestimmen der
dann nur auf "Posteingang" zugreifen kann. Beides funktioniert zwar, ist
jedoch problematisch weil der Vertreter unter Umstànden Zugriff auf Mails
bekommt die er nicht sehen soll.

Eine weitere Möglichkeit wàre per Shell die Mails ab einem bestimmten
Zeitpunkt zu exportieren und in ein anderes Postfach wieder importieren.
Dies ist die einzige Möglichkeit die mir noch einfàllt das zu realisieren.
Leider auch eine sehr manuelle. :-(

Welche anderen Möglichkeiten gibt es noch eine Urlaubs- und
Krankheitsvertretung einzurichten. Nochmal das was uns am wichtigsten ist:
- Vertretung ist nur für Mails notwendig
- Es sollen nur die Mails von extern umgeleitet werden
- Mails ab einem bestimmten (auch in der Vergangenheit liegenden) Zeitpunkt
sollen umgeleitet werden
- Die Vertretung soll keinen Zugriff auf das Postfach des abwesenden
Benutzers haben

Wie habt Ihr bei Euch das Problem der Krankheitsvertretung gelöst?
Wie sorgt Ihr dafür das dabei alle Mails bearbeitet werden und keine
ungelesen bleibt?

Gruß
Paul
 

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#1 Steinsdorfer Walter [MVP Exchange Server]
22/12/2008 - 20:09 | Warnen spam
Hallo Paul,


Ich bin gerade dabei mich in Exchange einzuarbeiten. Dabei komme ich in
einem Punkt nicht so richtig weiter. Nàmlich der Krankheits- und
Urlaubsvertretung. Irgendwie erscheinen mir alle Lösungsansàtze die ich
bisher gefunden habe nicht wirklich das zu sein was ich mir vorstelle.



hm, kommt darauf an. Eine Rückfrage zu Beginn: welche rechtliche Lösung habt
ihr? Eine Policy? Eine Vereinbarung zur Nutzung von Emails? Wenn ihr das
nicht habt ist an dieser Stelle schon Schluß, dann gelten alle Emails als
privat und sogar das Filtern von angeblichen Spammails ist eine rechtliche
Grauzone.


Der Abwesenheitsassistent bietet keine Unterscheidung zwischen internen
und externen Mails. In unserem Fall sollen jedoch nur die Mails von extern
auf einen Vertreter umgeleitet werden. Der Abwesenheitsassitent fàllt
damit also leider aus.



hm, unter Outlook 2k7 in Verbindung mit Exchange 2007 gibt es OOF für intern
und extern getrennt. Die Frage ist ob die Benutzer wenn der Krankheitsfall
eintritt das noch einrichten können. Habt ihr in dem Fall
Remote-Arbeitsplàtze?


Auf dem Server kann ich natürlich auch eine Transportregel einrichten die
besagt das die Mails von extern an Müller jetzt in das Postfach von Maier
sollen. Diese kann zwischen internen und externen Mails unterscheiden.
Nachteil hier: Es muss von einem Admin eingerichtet werden und es gibt
kein Ablaufdatum für die Regel. Da bei uns die Anzahl Postfàcher
überschaubar sind könnte ich damit noch leben.

Für den Fall der Krankheitsvertretung hat jedoch auch die Transportregel
einen Nachteil. Angenommen der Mitarbeiter Müller meldet sich Montag
morgen krank. Der Admin kann dann erst Montag morgen die Transportregel
einrichten. Alle Mails die seit Freitag mittag bis Montag morgen jedoch
schon gekommen sind, liegen schon ungelesen im Postfach von Müller.

Um das wiederrum zu umgehen, müsste ich dem Vertreter Zugriffsrechte auf
das Postfach geben. Also entweder so das er sich das komplette Postfach
einbinden kann oder zumindest über Outlook einen Vertreter bestimmen der
dann nur auf "Posteingang" zugreifen kann. Beides funktioniert zwar, ist
jedoch problematisch weil der Vertreter unter Umstànden Zugriff auf Mails
bekommt die er nicht sehen soll.

Eine weitere Möglichkeit wàre per Shell die Mails ab einem bestimmten
Zeitpunkt zu exportieren und in ein anderes Postfach wieder importieren.
Dies ist die einzige Möglichkeit die mir noch einfàllt das zu realisieren.
Leider auch eine sehr manuelle. :-(

Welche anderen Möglichkeiten gibt es noch eine Urlaubs- und
Krankheitsvertretung einzurichten. Nochmal das was uns am wichtigsten ist:
- Vertretung ist nur für Mails notwendig
- Es sollen nur die Mails von extern umgeleitet werden
- Mails ab einem bestimmten (auch in der Vergangenheit liegenden)
Zeitpunkt sollen umgeleitet werden
- Die Vertretung soll keinen Zugriff auf das Postfach des abwesenden
Benutzers haben

Wie habt Ihr bei Euch das Problem der Krankheitsvertretung gelöst?
Wie sorgt Ihr dafür das dabei alle Mails bearbeitet werden und keine
ungelesen bleibt?



im Prinzip hast du schon alles aufgelistet was es gibt. Wir haben es so
geregelt das wir eine Vereinbarung (IT-Policy) haben in der auch die
Emailhandhabung erlàutert ist. Da ist auch definiert das es keine privaten
Emails gibt. Die jeweiligen Vorgesetzten können im Krankheitsfall eine
Umleitung haben oder das Postfach mit Vollzugriff bei sich als 2. Postfach
dazubekommen. Scheidet ein Mitarbeiter aus stellt der Mitarbeiter bei der
Übergabe sicher das der Chef die Mails bekommt oder wir exportieren das in
eine pst (das kommt meist darauf an ob der Mitarbeiter freigestellt wird
oder nicht, wobei das nicht sehr oft vorkommt bei uns).

Viele Grüsse aus München

Walter Steinsdorfer
MVP Exchange Server
www.exusg.de
http://www.amazon.de/Exchange-Serve...382732484X

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