OL2003: E-Mail-Archiv

31/12/2008 - 13:15 von Anselm Rapp | Report spam
Hallo,

alle Jahre wieder ... lege ich eine Archivdatei der E-Mails des zu Ende
gehenden/gegangenen Jahres an. Die Datei enthàlt nur die E-Mails, also
keine Kontakte, Aufgaben usw. Nach 365 Tagen habe ich jeweils vergessen,
wie genau ich die Archivierung vollzogen habe (diesmal habe ich es mir
aber endlich notiert). Nachdem ich einen sehr regen E-Mail-Verkehr
pflege, habe ich fast 40 Unterordner angelegt, in denen ich die Mails
ablege. Um die ganzen Ordner nicht in der Datei fürs neue Jahr neu
anlegen zu müssen, bin ich (zumindest diesmal) so vorgegangen:

- Kopieren der outlook.pst (im Windows Explorer)
- Hinzufügen der Kopie in der Datendateiverwaltung
- Löschen der Nicht-E-Mail-Ordner in der Kopie
- Löschen sàmtlicher E-Mails im Original

Ich frage mich/Euch, ob diese Vorgehensweise optimal ist oder ob es eine
einfachere Methode gibt. Merkwürdig finde ich, dass meine bisherigen
E-Mail-Archive keine Ordner Posteingang, Postausgang und nicht die drei
Unterordner des Suchordner enthalten, diese sich aber diesmal nicht
löschen lassen.

Für nützliche Hinweise bin ich garantiert jahrelang dankbar. :-)

Danke im Voraus und ein gutes neues Jahr,

Anselm

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#1 Christian G
31/12/2008 - 21:29 | Warnen spam
Hallo Anselm Rapp, Du schriebst am 31.12.2008:

- Kopieren der outlook.pst (im Windows Explorer)
- Hinzufügen der Kopie in der Datendateiverwaltung
- Löschen der Nicht-E-Mail-Ordner in der Kopie
- Löschen sàmtlicher E-Mails im Original

Ich frage mich/Euch, ob diese Vorgehensweise optimal ist oder ob es eine
einfachere Methode gibt.



Ich verfahre genauso (bin gerade dabei ;-)). Allerdings belasse ich die
Datei nach dem Kopieren wie sie ist. Ich öffne sie dann in Outlook über

Datei | Öffnen | Outlook-Datendatei

und gebe ihr einen anderen Namen (in diesem Fall "Archiv 2008"). Dann
füge ich sie meinem Outlook-Archiv zu. Dieses verwalte ich mit der
Freeware "MailStore Home":
http://www.mailstore.com/de/mailstore-home.aspx

Nachdem ich die Datei dem Archiv von Mailstore hinzugefügt habe und das
Programm die Inhalte ins Archiv aufgenommen hat, entferne ich die Datei
wieder aus Outlook.

Wenn ich jetzt eine E-Mail aus früheren Jahren benötige, rufe ich
"Mailstore" auf und suche nach ihr mit entsprechenden Stichworten;
gefunden findet sie dann in Null-Komma-Nix. Das hat den enormen Vorteil,
die entsprechende pst-Datei nicht erst in Outlook öffnen zu müssen und
darauf zu hoffen, dass die Outlook-eigene die gewünschte(n) E-Mail(s)
auch zuverlàssig findet. Nebenbei bemerkt: Ist man auf extrem schnelles
und zuverlàssiges Finden von Dateien angewiesen, sollte man der
Outlook-Suche den Rücken kehren und auf ein Programm wie "Lookeen"
zurückgreifen, das sein Handwerk auch wirklich versteht:
http://www.outlookfaq.net/downloads/axonic/lookeen

Einschrànkungen der Freeware-Version von "MailStore" gegenüber der
Vollversion sind u. a., dass maximal drei Archive angelegt werden
können. Da ich aber nur eines verwende, in der ich alle alten
pst-Dateien verwalte, ist das zu verschmerzen ;-). Des Weiteren muss man
den Umweg über Outlook gehen, und in diesem die Dateien öffnen, die man
dem Archiv hinzufügen will. Mit der Vollversion kann man einzelne
pst-Dateien direkt aus dem Dateisytem heraus verwenden. Aber da das –
zumindest bei mir – nur einmal im Jahr vorkommt, ist auch das kein
wirklicher Nachteil.


Merkwürdig finde ich, dass meine bisherigen E-Mail-Archive keine
Ordner Posteingang, Postausgang und nicht die drei Unterordner des
Suchordner enthalten, diese sich aber diesmal nicht löschen lassen.



Sorry, aber ich verstehe nicht ganz. Wenn du eine Kopie einer pst-Datei
erstellt und diese in Outlook geöffnet hast, muss diese identisch sein
mit dem Original. Oder habe ich das was falsch verstanden?

Danke im Voraus und ein gutes neues Jahr,



Wünsche ich dir ebenfalls!

Viele Grüße
Christian Göller

MVP - MS Outlook
http://www.outlookfaq.net

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