Word 2003: Seriendruck - Verzeichnis mit Tabellen

30/03/2010 - 16:54 von Hein | Report spam
Hallo,

wir arbeiten mit Word 2003. Wir möchten die Inhalte einer Exceltabelle
(Teilnehmerliste) über Word als fortlaufende Liste ausgeben. Momentan
fàllt mir da die Seriendruckvariante Verzeichnis (früher Katalog) ein.
Klappt eigentlich auch...

Das Ergebnis soll als Tabelle eingefügt werden. Ich füge eine
Tabellenzeile ein, die mit den entsprechenden Seriendruckfeldern
gefüllt wird. Leider ist jetzt auch eine Absatzmarke im Dokument.
Sobald ich das Seriendruckdokument in ein neues Dokument überführe,
wird nicht eine fortlaufende Tabelle erzeugt, sondern für jeden
Datensatz eine eigene Tabellenzeile getrennt zur nàchsten mit dem
leeren Absatz. Interessanterweise lassen sich diese Absàtze zwischen
den Tabellen nicht durch Suchen&Ersetzen löschen.

Geht das wirklich nicht, auf diese Art und Weise mit Hilfe von
Tabellen eine einzige fortlaufende Tabelle zu erzeugen?

Ich habe jetzt einfach die Absatzmarke mit Zeilenabstand "Mehrfach
0,1" formatiert - Schriftgröße verkleinern klappt nicht. Nun liegen
die einzelnen Tabellen so dicht zusammen, das es wie eine aussieht.
Wehe dem, der dieses Dokument weiter bearbeiten muss.

Wenn ich statischen Text bzw. eine Überschrift über der Liste haben
möchte, gibt es ausser der Lösung von Microsoft (KB 294686) keine
andere Möglichkeit?


Vielen Dank und viele Grüße

Hein
 

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#1 Bernhard Sander
30/03/2010 - 19:22 | Warnen spam
Hallo Hein,

wir arbeiten mit Word 2003. Wir möchten die Inhalte einer Exceltabelle
(Teilnehmerliste) über Word als fortlaufende Liste ausgeben. Momentan
fàllt mir da die Seriendruckvariante Verzeichnis (früher Katalog) ein.
Klappt eigentlich auch...


Was spricht dagegen, die Excel-Tabelle zu kopieren und in Word einfach
einzufügen? Wenn Du in Word über "Inhalte einfügen / formatierten Text (RTF)"
einfügst werden die in Excel ausgeblendete Spalten rausgelassen (zumindest unter
Office 2000).

Das Ergebnis soll als Tabelle eingefügt werden. Ich füge eine
Tabellenzeile ein, die mit den entsprechenden Seriendruckfeldern
gefüllt wird. Leider ist jetzt auch eine Absatzmarke im Dokument.


In Word steht nach einer Tabelle immer eine Absatzmarke. Da kommst Du leider
nicht dran vorbei. Beim Serienbrief wird je Datensatz immer das komplette
Hauptdokument abgearbeitet, also wird auch die abschließende Absatzmarke bei
jedem Datensatz wiederholt.

Als Abhilfe könnte ich mir noch sowas vorstellen:
Lass die Tabellenzeile erstmal weg und füge die Serienfelder einfach durch
Tabulator getrennt hintereinander in eine Zeile (einen Absatz).
Dann führe den Seriendruck in ein neues Dokument aus. Dort wandelst Du den
gesamten Text in eine Tabelle um und schreibst evtl. noch die Überschrift dazu.

Sobald ich das Seriendruckdokument in ein neues Dokument überführe,
wird nicht eine fortlaufende Tabelle erzeugt, sondern für jeden
Datensatz eine eigene Tabellenzeile getrennt zur nàchsten mit dem
leeren Absatz. Interessanterweise lassen sich diese Absàtze zwischen
den Tabellen nicht durch Suchen&Ersetzen löschen.


Das wundert mich zwar ein bisschen, aber um es genau zu wissen, müsste ich die
Situation nachstellen, dazu fehlt mir grade der Schwung.

Ich habe jetzt einfach die Absatzmarke mit Zeilenabstand "Mehrfach
0,1" formatiert - Schriftgröße verkleinern klappt nicht. Nun liegen
die einzelnen Tabellen so dicht zusammen, das es wie eine aussieht.


Alternativ (müsstest Du mal ausprobieren): formatiere diese Absàtze als "verborgen"

Wehe dem, der dieses Dokument weiter bearbeiten muss.


Das wird durch die Alternative leider nicht besser :-(

Wenn ich statischen Text bzw. eine Überschrift über der Liste haben
möchte, gibt es ausser der Lösung von Microsoft (KB 294686) keine
andere Möglichkeit?


Ausser nachtràglich einsetzen sehe ich auch keine andere Möglichkeit.
Hintergrund ist der gleiche wie oben schon beschrieben: die Abarbeitung des
Serienbrief-Hauptdokuments. Durch die { IF ... } teilst Du dem
Serienbriefabwickler mit, was grad passieren soll. Das ist bisweilen zwar
unübersichtlich bis sehr unübersichtlich (Anzeige der Feldfunktionen erleichtert
die Arbeit ein wenig) aber es funktioniert.

Gruß
Bernhard Sander

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